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        民政部 國家檔案局關(guān)于印發(fā)《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》的通知
        • 2015-01-02 15:57
        • 來源: 永州市人民政府門戶網(wǎng)站
        • 發(fā)布機構(gòu):
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        民政部 國家檔案局關(guān)于印發(fā)《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》的通知 

        各省、自治區(qū)、直轄市民政廳(局)、檔案局,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政局、檔案局: 

        為規(guī)范生活無著的流浪、乞討人員救助檔案管理,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會救助暫行辦法》等規(guī)定,民政部會同國家檔案局制定了《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》。現(xiàn)印發(fā)給你們,請認(rèn)真貫徹執(zhí)行?!?/p>

        附件:1.歸檔章式樣 

        2.檔案盒封面式樣 

        3.檔案盒盒脊式樣 

        4.備考表式樣 

        5.救助檔案目錄式樣 

        6.救助檔案目錄封面式樣 

        民政部 國家檔案局 

        2014年11月13日 

        生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法 

        第一章 總則 

        第一條 為規(guī)范生活無著的流浪、乞討人員(以下簡稱流浪乞討人員)救助檔案管理,保障受助人員和救助管理機構(gòu)的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會救助暫行辦法》等規(guī)定,制定本辦法。 

        第二條 本辦法所稱救助檔案是指救助管理機構(gòu)在對流浪乞討求助人員進(jìn)行甄別和實施救助服務(wù)過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄?!?/p>

        第三條 民政部門對救助檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理。檔案行政管理部門對救助檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督?!?/p>

        第四條 救助管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立并完善救助檔案管理制度,對救助檔案實行集中統(tǒng)一管理,指定專人負(fù)責(zé)救助檔案工作,確保救助檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用,并逐步實現(xiàn)救助檔案工作信息化和規(guī)范化。 

        第二章 歸檔范圍 

        第五條 救助管理工作中形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔: 

        (一)《求助登記表》; 

        (二)《不予救助通知書》; 

        (三)《自行離站聲明書》; 

        (四)《在站服務(wù)及離站登記表》; 

        (五)《終止救助通知書》; 

        (六)其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料?!?/p>

        第六條 受助人員在站期間和離站過程中形成的下列材料,應(yīng)當(dāng)作為《在站服務(wù)及離站登記表》附件一并予以歸檔: 

        (一)尋親服務(wù)相關(guān)材料; 

        (二)未成年人教育、評估、矯治等材料; 

        (三)住院救治或者門診治療中形成的交接手續(xù)和入院登記表、離院登記表、出院證明等醫(yī)療服務(wù)材料以及表達(dá)受助人員治療意愿的材料; 

        (四)乘車憑證復(fù)印件和小額交通費現(xiàn)金簽收字據(jù); 

        (五)親屬接領(lǐng)人身份證件復(fù)印件,單位、村(居)民委員會接領(lǐng)人證明材料及單位、村(居)民委員會接領(lǐng)工作人員身份證件復(fù)印件; 

        (六)家庭寄養(yǎng)、類家庭養(yǎng)育、機構(gòu)托養(yǎng)協(xié)議書及相關(guān)材料; 

        (七)司法機關(guān)出具的證明材料以及工作人員身份證件或者執(zhí)法證件復(fù)印件; 

        (八)長期安置證明材料; 

        (九)醫(yī)療機構(gòu)出具的死亡證明書、公安機關(guān)出具的死亡原因鑒定書、死亡公告材料以及親屬意見、火化證明等材料; 

        (十)其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料?!?/p>

        第七條 救助管理機構(gòu)街頭救助形成的照片、錄音、錄像材料,救助熱線電話錄音、監(jiān)控錄像材料和救助管理信息系統(tǒng)形成的電子文件應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定整理歸檔。 

        第三章 歸檔要求、整理方法 

        第八條 屬于歸檔范圍的救助文件材料應(yīng)當(dāng)在救助工作完畢后30個工作日內(nèi)歸檔?!?/p>

        歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)真實完整、圖文清晰?!?/p>

        電子數(shù)據(jù)、錄音帶、錄像帶、磁盤、照片等特殊載體材料,應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件材料一并歸檔,確保可讀可用?!?/p>

        歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目,使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫;救助檔案目錄應(yīng)當(dāng)打??;備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。 

        第九條 救助檔案按照救助類別——年度——保管期限分類整理?!?/p>

        救助類別分為成年人救助、未成年人救助保護(hù)兩類。 

        年度是指救助完畢的時間所屬年度?!?/p>

        保管期限是指根據(jù)救助檔案的使用價值所確定的保管年限。 

        第十條 救助文件材料的整理歸檔應(yīng)當(dāng)遵循下列原則與方法: 

        (一)救助文件材料按照年度歸檔?!?/p>

        (二)一個求(受)助人員的材料組成一件。成年人攜帶未成年人求助的,分別組件歸類,并在各自《救助檔案目錄》“備注欄”中注明相關(guān)情況和檔案號。 

        (三)根據(jù)求(受)助人員的個體差異,確定每件歸檔文件材料的具體范圍,并按照文件材料形成的時間順序排列?!?/p>

        (四)以有利于檔案保管和利用的方法對件進(jìn)行固定?!?/p>

        (五)按照本辦法第九條的規(guī)定對救助檔案進(jìn)行分類,在最低一級類目內(nèi)依據(jù)救助完畢的時間順序排列,并從“1”開始編制室編件號?!?/p>

        (六)在件內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章(式樣見附件1),并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、類別、年度、保管期限、室編件號和館編件號等項目?!?/p>

        (七)按照室編件號的順序?qū)⒕戎鷻n案裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表(式樣見附件2、3、4)的項目?!?/p>

        (八)按照類別分別編制救助檔案目錄(式樣見附件5)?!?/p>

        (九)救助檔案目錄區(qū)分年度和保管期限,加封面后裝訂成冊,一式三份,并編制目錄號(式樣見附件6)?!?/p>

        第十一條 照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)的要求整理;救助管理工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38-2008)的要求整理?!?/p>

        第四章 保管、統(tǒng)計和利用 

        第十二條 救助檔案由救助管理機構(gòu)設(shè)專門庫房保管。檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅固,并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等設(shè)施?!?/p>

        第十三條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照年度及時對救助檔案的接收、保管、利用和鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計?!?/p>

        第十四條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度,明確辦理程序,確保救助檔案安全有效地利用?!?/p>

        救助檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定,并辦理登記手續(xù): 

        (一)救助管理機構(gòu)及其上級業(yè)務(wù)主管部門可以利用救助檔案; 

        (二)各級人民法院、人民檢察院、公安機關(guān)、國家安全機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)因公務(wù)需要,憑單位介紹信可以利用救助檔案; 

        (三)救助對象及其親屬經(jīng)救助檔案保管單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理相關(guān)手續(xù)后,憑身份證件可以利用與救助對象相關(guān)的救助檔案; 

        (四)律師憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務(wù)所證明,持受理案件法院出具的證明材料,可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的救助檔案; 

        (五)其他單位、組織和個人要求查閱救助檔案的,救助檔案保管單位在確認(rèn)其利用目的合理的情況下可以同意?!?/p>

        第十五條 利用救助檔案的單位、組織和個人,不得損害救助對象的合法權(quán)益,未經(jīng)救助對象及其親屬的同意,不得公開救助檔案的內(nèi)容。 

        救助檔案僅限于當(dāng)場查閱、摘抄和復(fù)印,利用過程中注意保密,嚴(yán)禁對救助檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀?!?/p>

        救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)對歸還的救助檔案進(jìn)行清點核對,對檔案摘抄件或者復(fù)印件加蓋標(biāo)有“救助檔案摘抄件”或者“救助檔案復(fù)印件”的印章。 

        第十六條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)編制救助檔案目錄、人名索引等檢索工具,提高利用工作效率?!?/p>

        第五章 保管期限、鑒定、銷毀和移交 

        第十七條 救助檔案的保管期限一般為10年。受助人員為未成年人、精神智力殘疾人員、長期安置人員的,救助檔案保管期限為30年;受助人員在救助期間死亡的,救助檔案保管期限為永久。保管期限從救助完畢或者決定不予救助后的次年1月1日起開始計算。 

        照片、音像檔案的保管期限與相應(yīng)的紙質(zhì)救助檔案的保管期限相同。救助管理信息系統(tǒng)形成的電子檔案保管期限為30年?!?/p>

        第十八條 救助管理機構(gòu)救助熱線錄音電話、監(jiān)控錄像等工作資料保管期限不少于3個月,街頭救助形成的照片、錄音、錄像等工作資料保管期限不少于6個月。以上資料存在爭議的,應(yīng)該保管2年以上,特殊、重要資料以實物方式交存檔案室?!?/p>

        第十九條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)成立鑒定小組,對保管期滿的救助檔案進(jìn)行價值鑒定。對有繼續(xù)保存價值的,可以延長其保管期限直至永久。無保存價值的,提出銷毀意見,并建立銷毀清冊。 

        第二十條 銷毀救助檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并派兩個以上人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)對照銷毀清冊清點核對所要銷毀的救助檔案,并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存。 

        第二十一條 救助檔案在救助管理機構(gòu)保存一定時間后,應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定向相關(guān)國家綜合檔案館移交。 

        第六章 附則 

        第二十二條 救助管理機構(gòu)按規(guī)定對不具有本地戶籍且不持有當(dāng)?shù)鼐幼∽C的流動人口實施臨時救助的,檔案工作參照本辦法執(zhí)行?!?/p>

        第二十三條 沒有設(shè)立救助管理機構(gòu)的民政部門應(yīng)當(dāng)參照本辦法做好流浪乞討人員救助檔案管理工作?!?/p>

        第二十四條 各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市)、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政廳(局)和檔案局可以結(jié)合本地區(qū)實際情況,共同制定本辦法實施細(xì)則?!?/p>

        第二十五條 本辦法自2015年1月1日起施行。

        附件1 歸檔章式樣 

        填寫說明: 

        1.全宗號:填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼?!?/p>

        2.類別:填寫本件檔案的所屬具體類別名稱。即成年人救助檔案或者未成年人救助保護(hù)檔案?!?/p>

        3.年度:填寫本件檔案的所屬年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示?!?/p>

        4.保管期限:填寫每件檔案已確定的保管年限?!?/p>

        5.室編件號:填寫救助管理機構(gòu)編制的件的排列順序號,每個類別同一年度同一保管期限內(nèi)的檔案從“1”開始標(biāo)注。 

        6.館編件號:填寫檔案移交國家綜合檔案館時按進(jìn)館要求編制的件的順序號?!?/p>

        附件2 檔案盒封面式樣 

        填寫說明: 

        1.全宗名稱:填寫立檔單位的全稱。全宗名稱可以直接印在檔案盒封面上。 

        2.救助檔案類別:填寫本盒檔案的所屬具體類別名稱,即成年人救助檔案或者未成年人救助保護(hù)檔案。可以直接印在檔案盒封面上?!?/p>

        附件3 檔案盒盒脊式樣 

        填寫說明: 

        1.全宗號:填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼。 

        2. 類別:填寫本盒檔案的所屬具體類別名稱。 

        3.年度:填寫本盒檔案的所屬年度,用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示?!?/p>

        4.保管期限:填寫本盒檔案的保管年限。 

        5.起止(室編)件號:填寫盒內(nèi)第一件檔案和最后一件檔案的室編件號,中間用“—”號連接?!?/p>

        6.起止(館編)件號:填寫盒內(nèi)第一件檔案和最后一件檔案的館編件號,中間用“—”號連接?!?/p>

        7.盒號:填寫檔案盒的排列順序號,根據(jù)整理工作的需要編制。 

        附件4 備考表式樣 

        填寫說明: 

        1.盒內(nèi)檔案情況說明:填寫盒內(nèi)檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況?!?/p>

        2.整理人:由本盒檔案整理者簽名?!?/p>

        3.檢查人:由本盒檔案質(zhì)量審核者簽名。 

        4.日期:填寫本盒檔案整理完畢的日期?!?/p>

        附件5 救助檔案目錄式樣 

        填寫說明: 

        1.館編件號:填寫檔案移交相關(guān)國家綜合檔案館時按進(jìn)館要求編制的件的順序號。 

        2.室編件號:填寫救助管理機構(gòu)編制的件的排列順序號,每個類別同一年度、同一保管期限內(nèi)的檔案從“1”開始編制?!?/p>

        3.救助編號:填寫救助管理信息系統(tǒng)自然生成的流水號?!?/p>

        4.姓名:填寫求(受)助人員的姓名?!?/p>

        5.性別:填寫求(受)助人員的性別?!?/p>

        6.身份證號碼:填寫求(受)助人員的居民身份證號碼?!?/p>

        7.救助時間:填寫救助管理機構(gòu)對求(受)助人員實施救助的起止時間或者決定不予救助的時間,以八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,中間用“—”號連接?!?/p>

        8.頁數(shù):填寫每件檔案的總頁數(shù)。有圖文的頁面為一頁?!?/p>

        9.備注:填寫需要特別說明的其他情況?!?/p>

        附件6 救助檔案目錄封面式樣 

        填寫說明: 

        1.全宗名稱:填寫立檔單位的全稱?!?/p>

        2.全宗號:填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼?!?/p>

        3.目錄號:填寫該目錄的代碼?!?/p>

        4.類別:填寫該目錄救助檔案的具體類別名稱?!?/p>

        5.年度:填寫該目錄檔案的所屬年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 

        6.保管期限:填寫該目錄檔案的保管年限。 

        7.編制單位:填寫該目錄的編制單位名稱?!?/p>

        8.編制日期:填寫該目錄的編制時間。

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