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      1. 民政部 國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《生活無(wú)著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》的通知
        • 2015-01-02 15:57
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        民政部 國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《生活無(wú)著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》的通知 

        各省、自治區(qū)、直轄市民政廳(局)、檔案局,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政局、檔案局: 

        為規(guī)范生活無(wú)著的流浪、乞討人員救助檔案管理,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《城市生活無(wú)著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會(huì)救助暫行辦法》等規(guī)定,民政部會(huì)同國(guó)家檔案局制定了《生活無(wú)著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》?,F(xiàn)印發(fā)給你們,請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行?!?/p>

        附件:1.歸檔章式樣 

        2.檔案盒封面式樣 

        3.檔案盒盒脊式樣 

        4.備考表式樣 

        5.救助檔案目錄式樣 

        6.救助檔案目錄封面式樣 

        民政部 國(guó)家檔案局 

        2014年11月13日 

        生活無(wú)著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法 

        第一章 總則 

        第一條 為規(guī)范生活無(wú)著的流浪、乞討人員(以下簡(jiǎn)稱(chēng)流浪乞討人員)救助檔案管理,保障受助人員和救助管理機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《城市生活無(wú)著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會(huì)救助暫行辦法》等規(guī)定,制定本辦法?!?/p>

        第二條 本辦法所稱(chēng)救助檔案是指救助管理機(jī)構(gòu)在對(duì)流浪乞討求助人員進(jìn)行甄別和實(shí)施救助服務(wù)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄?!?/p>

        第三條 民政部門(mén)對(duì)救助檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。檔案行政管理部門(mén)對(duì)救助檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督?!?/p>

        第四條 救助管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立并完善救助檔案管理制度,對(duì)救助檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)救助檔案工作,確保救助檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用,并逐步實(shí)現(xiàn)救助檔案工作信息化和規(guī)范化。 

        第二章 歸檔范圍 

        第五條 救助管理工作中形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔: 

        (一)《求助登記表》; 

        (二)《不予救助通知書(shū)》; 

        (三)《自行離站聲明書(shū)》; 

        (四)《在站服務(wù)及離站登記表》; 

        (五)《終止救助通知書(shū)》; 

        (六)其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料?!?/p>

        第六條 受助人員在站期間和離站過(guò)程中形成的下列材料,應(yīng)當(dāng)作為《在站服務(wù)及離站登記表》附件一并予以歸檔: 

        (一)尋親服務(wù)相關(guān)材料; 

        (二)未成年人教育、評(píng)估、矯治等材料; 

        (三)住院救治或者門(mén)診治療中形成的交接手續(xù)和入院登記表、離院登記表、出院證明等醫(yī)療服務(wù)材料以及表達(dá)受助人員治療意愿的材料; 

        (四)乘車(chē)憑證復(fù)印件和小額交通費(fèi)現(xiàn)金簽收字據(jù); 

        (五)親屬接領(lǐng)人身份證件復(fù)印件,單位、村(居)民委員會(huì)接領(lǐng)人證明材料及單位、村(居)民委員會(huì)接領(lǐng)工作人員身份證件復(fù)印件; 

        (六)家庭寄養(yǎng)、類(lèi)家庭養(yǎng)育、機(jī)構(gòu)托養(yǎng)協(xié)議書(shū)及相關(guān)材料; 

        (七)司法機(jī)關(guān)出具的證明材料以及工作人員身份證件或者執(zhí)法證件復(fù)印件; 

        (八)長(zhǎng)期安置證明材料; 

        (九)醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的死亡證明書(shū)、公安機(jī)關(guān)出具的死亡原因鑒定書(shū)、死亡公告材料以及親屬意見(jiàn)、火化證明等材料; 

        (十)其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。 

        第七條 救助管理機(jī)構(gòu)街頭救助形成的照片、錄音、錄像材料,救助熱線(xiàn)電話(huà)錄音、監(jiān)控錄像材料和救助管理信息系統(tǒng)形成的電子文件應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定整理歸檔?!?/p>

        第三章 歸檔要求、整理方法 

        第八條 屬于歸檔范圍的救助文件材料應(yīng)當(dāng)在救助工作完畢后30個(gè)工作日內(nèi)歸檔?!?/p>

        歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)完整、圖文清晰。 

        電子數(shù)據(jù)、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、照片等特殊載體材料,應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件材料一并歸檔,確??勺x可用?!?/p>

        歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目,使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫(xiě);救助檔案目錄應(yīng)當(dāng)打??;備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。 

        第九條 救助檔案按照救助類(lèi)別——年度——保管期限分類(lèi)整理。 

        救助類(lèi)別分為成年人救助、未成年人救助保護(hù)兩類(lèi)。 

        年度是指救助完畢的時(shí)間所屬年度?!?/p>

        保管期限是指根據(jù)救助檔案的使用價(jià)值所確定的保管年限?!?/p>

        第十條 救助文件材料的整理歸檔應(yīng)當(dāng)遵循下列原則與方法: 

        (一)救助文件材料按照年度歸檔?!?/p>

        (二)一個(gè)求(受)助人員的材料組成一件。成年人攜帶未成年人求助的,分別組件歸類(lèi),并在各自《救助檔案目錄》“備注欄”中注明相關(guān)情況和檔案號(hào)?!?/p>

        (三)根據(jù)求(受)助人員的個(gè)體差異,確定每件歸檔文件材料的具體范圍,并按照文件材料形成的時(shí)間順序排列。 

        (四)以有利于檔案保管和利用的方法對(duì)件進(jìn)行固定。 

        (五)按照本辦法第九條的規(guī)定對(duì)救助檔案進(jìn)行分類(lèi),在最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)依據(jù)救助完畢的時(shí)間順序排列,并從“1”開(kāi)始編制室編件號(hào)?!?/p>

        (六)在件內(nèi)文件首頁(yè)上端的空白處加蓋歸檔章(式樣見(jiàn)附件1),并填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、類(lèi)別、年度、保管期限、室編件號(hào)和館編件號(hào)等項(xiàng)目?!?/p>

        (七)按照室編件號(hào)的順序?qū)⒕戎鷻n案裝入檔案盒,并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表(式樣見(jiàn)附件2、3、4)的項(xiàng)目?!?/p>

        (八)按照類(lèi)別分別編制救助檔案目錄(式樣見(jiàn)附件5)?!?/p>

        (九)救助檔案目錄區(qū)分年度和保管期限,加封面后裝訂成冊(cè),一式三份,并編制目錄號(hào)(式樣見(jiàn)附件6)?!?/p>

        第十一條 照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)的要求整理;救助管理工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)和《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38-2008)的要求整理。 

        第四章 保管、統(tǒng)計(jì)和利用 

        第十二條 救助檔案由救助管理機(jī)構(gòu)設(shè)專(zhuān)門(mén)庫(kù)房保管。檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固,并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施?!?/p>

        第十三條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照年度及時(shí)對(duì)救助檔案的接收、保管、利用和鑒定、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 

        第十四條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度,明確辦理程序,確保救助檔案安全有效地利用?!?/p>

        救助檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定,并辦理登記手續(xù): 

        (一)救助管理機(jī)構(gòu)及其上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)可以利用救助檔案; 

        (二)各級(jí)人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)、國(guó)家安全機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)因公務(wù)需要,憑單位介紹信可以利用救助檔案; 

        (三)救助對(duì)象及其親屬經(jīng)救助檔案保管單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理相關(guān)手續(xù)后,憑身份證件可以利用與救助對(duì)象相關(guān)的救助檔案; 

        (四)律師憑律師執(zhí)業(yè)證書(shū)和律師事務(wù)所證明,持受理案件法院出具的證明材料,可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的救助檔案; 

        (五)其他單位、組織和個(gè)人要求查閱救助檔案的,救助檔案保管單位在確認(rèn)其利用目的合理的情況下可以同意?!?/p>

        第十五條 利用救助檔案的單位、組織和個(gè)人,不得損害救助對(duì)象的合法權(quán)益,未經(jīng)救助對(duì)象及其親屬的同意,不得公開(kāi)救助檔案的內(nèi)容?!?/p>

        救助檔案僅限于當(dāng)場(chǎng)查閱、摘抄和復(fù)印,利用過(guò)程中注意保密,嚴(yán)禁對(duì)救助檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀?!?/p>

        救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)對(duì)歸還的救助檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì),對(duì)檔案摘抄件或者復(fù)印件加蓋標(biāo)有“救助檔案摘抄件”或者“救助檔案復(fù)印件”的印章。 

        第十六條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)編制救助檔案目錄、人名索引等檢索工具,提高利用工作效率?!?/p>

        第五章 保管期限、鑒定、銷(xiāo)毀和移交 

        第十七條 救助檔案的保管期限一般為10年。受助人員為未成年人、精神智力殘疾人員、長(zhǎng)期安置人員的,救助檔案保管期限為30年;受助人員在救助期間死亡的,救助檔案保管期限為永久。保管期限從救助完畢或者決定不予救助后的次年1月1日起開(kāi)始計(jì)算?!?/p>

        照片、音像檔案的保管期限與相應(yīng)的紙質(zhì)救助檔案的保管期限相同。救助管理信息系統(tǒng)形成的電子檔案保管期限為30年?!?/p>

        第十八條 救助管理機(jī)構(gòu)救助熱線(xiàn)錄音電話(huà)、監(jiān)控錄像等工作資料保管期限不少于3個(gè)月,街頭救助形成的照片、錄音、錄像等工作資料保管期限不少于6個(gè)月。以上資料存在爭(zhēng)議的,應(yīng)該保管2年以上,特殊、重要資料以實(shí)物方式交存檔案室?!?/p>

        第十九條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)成立鑒定小組,對(duì)保管期滿(mǎn)的救助檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。對(duì)有繼續(xù)保存價(jià)值的,可以延長(zhǎng)其保管期限直至永久。無(wú)保存價(jià)值的,提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),并建立銷(xiāo)毀清冊(cè)。 

        第二十條 銷(xiāo)毀救助檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并派兩個(gè)以上人員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)照銷(xiāo)毀清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的救助檔案,并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。 

        第二十一條 救助檔案在救助管理機(jī)構(gòu)保存一定時(shí)間后,應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定向相關(guān)國(guó)家綜合檔案館移交?!?/p>

        第六章 附則 

        第二十二條 救助管理機(jī)構(gòu)按規(guī)定對(duì)不具有本地戶(hù)籍且不持有當(dāng)?shù)鼐幼∽C的流動(dòng)人口實(shí)施臨時(shí)救助的,檔案工作參照本辦法執(zhí)行。 

        第二十三條 沒(méi)有設(shè)立救助管理機(jī)構(gòu)的民政部門(mén)應(yīng)當(dāng)參照本辦法做好流浪乞討人員救助檔案管理工作?!?/p>

        第二十四條 各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市)、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政廳(局)和檔案局可以結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況,共同制定本辦法實(shí)施細(xì)則?!?/p>

        第二十五條 本辦法自2015年1月1日起施行。

        附件1 歸檔章式樣 

        填寫(xiě)說(shuō)明: 

        1.全宗號(hào):填寫(xiě)國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼?!?/p>

        2.類(lèi)別:填寫(xiě)本件檔案的所屬具體類(lèi)別名稱(chēng)。即成年人救助檔案或者未成年人救助保護(hù)檔案?!?/p>

        3.年度:填寫(xiě)本件檔案的所屬年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示?!?/p>

        4.保管期限:填寫(xiě)每件檔案已確定的保管年限?!?/p>

        5.室編件號(hào):填寫(xiě)救助管理機(jī)構(gòu)編制的件的排列順序號(hào),每個(gè)類(lèi)別同一年度同一保管期限內(nèi)的檔案從“1”開(kāi)始標(biāo)注?!?/p>

        6.館編件號(hào):填寫(xiě)檔案移交國(guó)家綜合檔案館時(shí)按進(jìn)館要求編制的件的順序號(hào)?!?/p>

        附件2 檔案盒封面式樣 

        填寫(xiě)說(shuō)明: 

        1.全宗名稱(chēng):填寫(xiě)立檔單位的全稱(chēng)。全宗名稱(chēng)可以直接印在檔案盒封面上?!?/p>

        2.救助檔案類(lèi)別:填寫(xiě)本盒檔案的所屬具體類(lèi)別名稱(chēng),即成年人救助檔案或者未成年人救助保護(hù)檔案??梢灾苯佑≡跈n案盒封面上。 

        附件3 檔案盒盒脊式樣 

        填寫(xiě)說(shuō)明: 

        1.全宗號(hào):填寫(xiě)國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼?!?/p>

        2. 類(lèi)別:填寫(xiě)本盒檔案的所屬具體類(lèi)別名稱(chēng)。 

        3.年度:填寫(xiě)本盒檔案的所屬年度,用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示?!?/p>

        4.保管期限:填寫(xiě)本盒檔案的保管年限?!?/p>

        5.起止(室編)件號(hào):填寫(xiě)盒內(nèi)第一件檔案和最后一件檔案的室編件號(hào),中間用“—”號(hào)連接?!?/p>

        6.起止(館編)件號(hào):填寫(xiě)盒內(nèi)第一件檔案和最后一件檔案的館編件號(hào),中間用“—”號(hào)連接。 

        7.盒號(hào):填寫(xiě)檔案盒的排列順序號(hào),根據(jù)整理工作的需要編制?!?/p>

        附件4 備考表式樣 

        填寫(xiě)說(shuō)明: 

        1.盒內(nèi)檔案情況說(shuō)明:填寫(xiě)盒內(nèi)檔案缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。 

        2.整理人:由本盒檔案整理者簽名?!?/p>

        3.檢查人:由本盒檔案質(zhì)量審核者簽名?!?/p>

        4.日期:填寫(xiě)本盒檔案整理完畢的日期?!?/p>

        附件5 救助檔案目錄式樣 

        填寫(xiě)說(shuō)明: 

        1.館編件號(hào):填寫(xiě)檔案移交相關(guān)國(guó)家綜合檔案館時(shí)按進(jìn)館要求編制的件的順序號(hào)。 

        2.室編件號(hào):填寫(xiě)救助管理機(jī)構(gòu)編制的件的排列順序號(hào),每個(gè)類(lèi)別同一年度、同一保管期限內(nèi)的檔案從“1”開(kāi)始編制?!?/p>

        3.救助編號(hào):填寫(xiě)救助管理信息系統(tǒng)自然生成的流水號(hào)。 

        4.姓名:填寫(xiě)求(受)助人員的姓名?!?/p>

        5.性別:填寫(xiě)求(受)助人員的性別?!?/p>

        6.身份證號(hào)碼:填寫(xiě)求(受)助人員的居民身份證號(hào)碼?!?/p>

        7.救助時(shí)間:填寫(xiě)救助管理機(jī)構(gòu)對(duì)求(受)助人員實(shí)施救助的起止時(shí)間或者決定不予救助的時(shí)間,以八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,中間用“—”號(hào)連接?!?/p>

        8.頁(yè)數(shù):填寫(xiě)每件檔案的總頁(yè)數(shù)。有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。 

        9.備注:填寫(xiě)需要特別說(shuō)明的其他情況?!?/p>

        附件6 救助檔案目錄封面式樣 

        填寫(xiě)說(shuō)明: 

        1.全宗名稱(chēng):填寫(xiě)立檔單位的全稱(chēng)?!?/p>

        2.全宗號(hào):填寫(xiě)國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼。 

        3.目錄號(hào):填寫(xiě)該目錄的代碼?!?/p>

        4.類(lèi)別:填寫(xiě)該目錄救助檔案的具體類(lèi)別名稱(chēng)?!?/p>

        5.年度:填寫(xiě)該目錄檔案的所屬年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示?!?/p>

        6.保管期限:填寫(xiě)該目錄檔案的保管年限?!?/p>

        7.編制單位:填寫(xiě)該目錄的編制單位名稱(chēng)?!?/p>

        8.編制日期:填寫(xiě)該目錄的編制時(shí)間。

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